Betriebsanweisung Büroarbeitsplatz – Muster, Inhalte & Beispiele

Gesetzliche Grundlagen – das schreiben DGUV & ArbSchG vor

Warum Betriebsanweisungen im Büro keine Kür, sondern Pflicht sind.

Auch wenn es im Büro auf den ersten Blick ungefährlich wirkt: Rechtlich ist klar geregelt, dass auch dort eine Betriebsanweisung vorliegen muss – sobald Gefährdungen bestehen. Das können ergonomische Fehlbelastungen, Stolperstellen, technische Geräte, Brandrisiken oder psychische Belastungen sein. Die Pflicht ergibt sich dabei aus mehreren Vorschriften:

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DGUV Vorschrift 1 – Grundsätze der Prävention

Laut § 4 der DGUV Vorschrift 1 müssen Unternehmer geeignete Maßnahmen treffen, um Arbeitsunfälle, Berufskrankheiten und arbeitsbedingte Gesundheitsgefahren zu verhindern. Dazu gehört ausdrücklich auch, dass für Arbeitsbereiche mit Gefährdungspotenzial Betriebsanweisungen erstellt werden. Die Inhalte müssen klar, verständlich und auf die jeweilige Tätigkeit zugeschnitten sein.

Die Betriebsanweisung bildet dann auch die Grundlage für die regelmäßige Unterweisung der Beschäftigten (§ 4 Abs. 1).

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ArbSchG § 12 – Unterweisungspflicht des Arbeitgebers

Das Arbeitsschutzgesetz schreibt in § 12 vor, dass Arbeitgeber ihre Beschäftigten über Sicherheit und Gesundheitsschutz bei der Arbeit unterweisen müssen – verständlich und bezogen auf den Arbeitsplatz. Eine Betriebsanweisung ist dabei das zentrale Hilfsmittel: Sie definiert verbindlich, worauf es in einem konkreten Arbeitsbereich (wie z. B. dem Büroarbeitsplatz) ankommt.

Unterweisungen müssen dokumentiert und bei Bedarf wiederholt werden – z. B. bei neuen Aufgaben, technischen Änderungen oder nach Vorfällen.

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ArbStättV – Anforderungen an Büroarbeitsplätze

Die Arbeitsstättenverordnung enthält konkrete Anforderungen an die Gestaltung von Arbeitsplätzen – z. B. zur Beleuchtung, Belüftung, Bildschirmarbeit, Bewegungsflächen oder Notausgängen. Eine Betriebsanweisung für den Büroarbeitsplatz sollte diese Vorgaben aufgreifen, um rechtssicher und praxisnah zu sein.

Auch Hinweise zur Nutzung gemeinsamer Bürogeräte, Fluchtwege, Erste Hilfe oder korrektes Verhalten im Notfall fallen unter diese Pflicht.

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📌 Wichtig: Eine Betriebsanweisung ersetzt nicht die Gefährdungsbeurteilung – sie baut darauf auf. Erst wenn Gefährdungen erkannt und bewertet wurden, kann eine passende Betriebsanweisung erstellt werden.

Was gehört in eine Betriebsanweisung für den Büroarbeitsplatz?

Verständlich, konkret, umsetzbar – diese Inhalte sollten in keiner Büroanweisung fehlen.

Eine Betriebsanweisung soll Mitarbeitenden eine klare Orientierung geben: Was ist im Arbeitsalltag zu beachten, wo lauern Risiken, was tun im Notfall? Damit das gelingt, sollte sie übersichtlich aufgebaut, verständlich formuliert und auf die tatsächlichen Bedingungen im Büro abgestimmt sein.

Die folgenden Inhalte haben sich in der Praxis bewährt – und entsprechen den Vorgaben der DGUV sowie dem ArbSchG:

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Arbeitsplatzgestaltung & Bildschirmarbeit

• Optimale Bildschirmposition (Augenhöhe, Abstand, Blendschutz)

• Ergonomische Sitzhaltung, Einstellung von Tisch & Stuhl

• Ordnung am Arbeitsplatz: Keine Kabel als Stolperfallen, freie Bewegungsflächen

• Wechsel der Arbeitshaltung und regelmäßige Pausen (z. B. 5–10 Minuten pro Stunde)

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Nutzung von Bürogeräten & Arbeitsmitteln

• Sicherer Umgang mit Druckern, Aktenvernichtern oder anderen Geräten

• Reinigung und Wartung gemeinsam genutzter Geräte

• Hinweise zum sachgemäßen Umgang mit elektrischen Geräten (z. B. keine überlasteten Steckdosenleisten)

Brandschutz & Notfallmaßnahmen

• Lage von Feuerlöschern und Verhalten im Brandfall

• Freihalten und Kennzeichnung von Fluchtwegen

• Hinweis auf Notrufnummern und Alarmierungssysteme

• Verhalten bei Evakuierung (z. B. Sammelstelle)

Hygiene & psychische Belastung

• Regelungen zur Reinigung von Arbeitsflächen und Geräten

• Umgang mit gemeinsam genutzten Arbeitsmitteln (z. B. Tastatur, Maus)

• Hinweise auf psychische Belastungen am Arbeitsplatz
  (z. B. Informationsflut, ständige Erreichbarkeit, soziale Konflikte)

• Kontaktmöglichkeiten bei Überforderung (z. B. interne Ansprechperson oder externer Dienstleister)

Verantwortlichkeiten & Verhalten im Störfall

• Ansprechpersonen für Arbeitsschutz und Büroorganisation benennen

• Was tun bei Störungen, Defekten oder Gefahrensituationen?

• Hinweis auf Pflicht zur Mitwirkung am Arbeitsschutz

Eine gut strukturierte Betriebsanweisung sollte als Aushang, in digitaler Form oder als Bestandteil der Unterweisung zugänglich gemacht werden. Sie kann je nach Tätigkeit angepasst oder um weitere Themen ergänzt werden – z. B. für Homeoffice, Großraumbüros oder Tätigkeiten mit besonderer Belastung.

Beispiel: Betriebsanweisung für Bildschirmarbeitsplatz

So können typische Regelungen am Büroarbeitsplatz konkret und verständlich formuliert werden.

Eine Betriebsanweisung für Bildschirmarbeit soll klar vermitteln, worauf Beschäftigte achten müssen – damit ergonomisches, sicheres und gesundes Arbeiten möglich ist. Die folgende Übersicht zeigt typische Inhalte, die in der Praxis häufig vorkommen und leicht in eine schriftliche Anweisung übernommen werden können.

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✅ Bildschirm & Arbeitsplatz

• Der Bildschirm ist so einzustellen, dass der obere Rand etwa auf Augenhöhe liegt.

• Der Abstand zwischen Monitor und Augen sollte ca. 50–70 cm betragen.

• Direkte Sonnenstrahlung auf den Bildschirm vermeiden – Blendungen führen zu Überanstrengung.

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✅ Sitzhaltung & Mobiliar

• Ein ergonomischer Bürostuhl mit höhenverstellbarer Rückenlehne und Armlehnen ist zu verwenden.

• Tastatur und Maus sollten in entspannter Haltung erreichbar sein.

• Füße flach auf dem Boden oder auf einer Fußstütze abstellen.

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✅ Arbeitsorganisation

• Regelmäßig kurze Pausen einlegen, z. B. 5 Minuten pro Stunde – zur Entlastung von Augen, Nacken und Rücken.

• Zwischen Bildschirmarbeit und anderen Tätigkeiten (Telefonate, Meetings) abwechseln.

• Bildschirm bei längerer Abwesenheit ausschalten.

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✅ Ordnung & Sicherheit

• Arbeitsbereich frei von Stolperstellen halten (z. B. Kabel, Kartons).

• Fluchtwege dürfen nicht verstellt werden.

• Elektrische Geräte nur mit geprüften Steckdosenleisten betreiben.

Solche Betriebsanweisungen sollten sichtbar im Büro aushängen oder digital gut zugänglich sein. Ergänzend empfiehlt sich eine regelmäßige Unterweisung – nicht nur bei Neueinstellungen, sondern auch bei Arbeitsplatzwechseln oder relevanten Änderungen.