Gefährdungsbeurteilung im Büro – Anforderungen, Beispiele & Umsetzung
Rechtssicher beurteilen, praxisnah umsetzen: So gelingt die Gefährdungsbeurteilung am Büroarbeitsplatz.
Inhaltsübersicht:
Was kann im Büro schon passieren? Der Gedanke ist naheliegend – schließlich gibt’s dort keine Maschinen, keine Chemikalien und meistens auch keinen Lärm. Doch genau darin liegt die Gefahr: Viele Risiken im Büro sind unsichtbar. Rückenprobleme durch falsches Sitzen, Augenbelastung durch schlechte Monitore oder Stress durch Dauererreichbarkeit – all das zählt zu den typischen Gefährdungen am Schreibtisch.
Und: Sie müssen rechtlich bewertet werden. Denn das Arbeitsschutzgesetz (§ 5) verpflichtet Arbeitgeber dazu, für jeden Arbeitsplatz eine Gefährdungsbeurteilung durchzuführen – auch dann, wenn es auf den ersten Blick „sicher“ aussieht. Dazu zählen auch Homeoffice-Plätze oder geteilte Arbeitsbereiche.
Diese Seite zeigt, worauf es ankommt, welche gesetzlichen Vorgaben gelten, wie typische Gefährdungen im Büro erkannt werden – und wie Unternehmen die Gefährdungsbeurteilung konkret und rechtskonform umsetzen.
Am Ende der Seite gibt’s eine kostenlose Checkliste zum Download – inklusive aller Pflichtpositionen, die in Büroumgebungen berücksichtigt werden müssen.
Warum braucht es eine Gefährdungsbeurteilung im Büro?
Viele Büroangestellte sind täglich acht oder mehr Stunden an ihrem Arbeitsplatz. Sie sitzen vor Bildschirmen, telefonieren, schreiben E-Mails, organisieren Projekte. Dabei entstehen ganz eigene Belastungen – sowohl körperlich als auch psychisch. Und die wirken nicht plötzlich, sondern schleichend.
Dauersitzen ist heute eines der größten Gesundheitsrisiken im Büro. Dazu kommen ungünstige Lichtverhältnisse, trockene Luft, unergonomische Möbel – oder psychischer Druck, z. B. durch zu viele Aufgaben, fehlende Pausen oder ständige Unterbrechungen.
Trotzdem wird die Gefährdungsbeurteilung im Büroalltag oft eher halbherzig durchgeführt – wenn überhaupt. Viele Unternehmen arbeiten mit pauschalen Vorlagen oder erledigen die Beurteilung „pro forma“. Dabei schreibt das Gesetz eine individuelle und regelmäßige Prüfung vor – angepasst an die reale Situation im Unternehmen.
Eine gute Gefährdungsbeurteilung hilft, Probleme früh zu erkennen und gesundheitlichen Schäden vorzubeugen. Sie schafft außerdem Klarheit über Verantwortlichkeiten – und kann sogar das Betriebsklima verbessern. Vorausgesetzt, sie wird ernst genommen und praxisnah umgesetzt.
Praxisleitfaden Arbeitsschutz im Büro – PDF mit Handlungsempfehlungen
Rechtssicher handeln. Zuständigkeiten richtig einordnen.
Was gehört zum Arbeitsschutz im Büro? Wer ist wofür verantwortlich – und was wird oft vergessen? Missverständnisse bei Aufgaben, Zuständigkeiten oder Pflichtpositionen führen schnell zu rechtlichen und organisatorischen Problemen. Unser Sicherheitsingenieur hat die wichtigsten Punkte übersichtlich zusammengefasst – mit klaren Empfehlungen für Unternehmen, Führungskräfte und interne Beauftragte.
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Rechtliche Grundlagen – das fordert das Gesetz
Was Arbeitgeber bei der Gefährdungsbeurteilung im Büro rechtlich beachten müssen.
Gesetze klingen oft sperrig – aber im Fall der Gefährdungsbeurteilung ist die Lage ziemlich klar: Wer Mitarbeitende beschäftigt, muss die Arbeitsbedingungen regelmäßig prüfen und dokumentieren. Das gilt auch für klassische Bildschirmarbeitsplätze, Homeoffice und mobile Arbeitsumgebungen.
Viele Vorschriften greifen hier ineinander. Damit du nicht den Überblick verlierst, hier die wichtigsten rechtlichen Grundlagen im Überblick:
ArbSchG § 5 – Pflicht zur Gefährdungsbeurteilung
Das Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) bildet die Basis für alle Arbeitsschutzmaßnahmen in Deutschland. In § 5 ist geregelt, dass Arbeitgeber eine Beurteilung der Arbeitsbedingungen durchzuführen haben – vor Beginn der Tätigkeit, regelmäßig und bei jeder relevanten Änderung.
Die Beurteilung muss sich nicht nur auf sichtbare Gefahren (z. B. Stolperfallen) beziehen, sondern auch auf psychische Belastungen, Bildschirmarbeit und ergonomische Aspekte.
📌 Wichtig: Auch kleine Unternehmen mit wenigen Beschäftigten müssen eine Gefährdungsbeurteilung durchführen – es gibt keine Ausnahmen für „Bürojobs“.
ArbStättV & Bildschirmarbeitsverordnung
Die Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV) konkretisiert, wie Arbeitsplätze beschaffen sein müssen. Sie enthält z. B. Vorgaben zu:
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Bildschirmposition und Sehbedingungen
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Bewegungsflächen und Sitzgelegenheiten
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Beleuchtung, Belüftung und Raumtemperatur
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Mindestanforderungen für Arbeitsräume
Die frühere Bildschirmarbeitsverordnung ist inzwischen in die ArbStättV integriert – ihre Inhalte gelten aber weiterhin, vor allem für Büro- und Telearbeit.
DGUV Vorschrift 1 & relevante Regeln der Unfallversicherung
Neben den staatlichen Vorschriften gelten auch die Regeln der Unfallversicherungsträger. Die DGUV Vorschrift 1 („Grundsätze der Prävention“) verpflichtet Unternehmen zur Durchführung und Dokumentation der Gefährdungsbeurteilung – und zur Bestellung von Sicherheitsbeauftragten, wenn mehr als 20 Mitarbeitende beschäftigt sind.
Zusätzlich gibt es konkrete Regeln wie die DGUV Regel 115-401, die sich gezielt mit „Belastungen der Büroarbeit“ beschäftigt – eine gute Praxishilfe für die Umsetzung.
Typische Gefährdungen im Büro erkennen
Was oft übersehen wird – und warum auch Büroarbeit nicht gefahrlos ist.
Büros gelten als sichere Arbeitsplätze. Keine Maschinen, keine giftigen Stoffe, kein Lärm. Aber gerade weil offensichtliche Risiken fehlen, werden andere Gefährdungen häufig unterschätzt – oder schlicht ignoriert. Dabei zeigen Studien: Büroarbeit kann genauso krank machen wie körperlich belastende Tätigkeiten – nur eben anders.
Ergonomische Belastungen am Bildschirmarbeitsplatz
Viele Probleme entstehen durch falsches Sitzen, schlecht eingestellte Bildschirme oder zu wenig Bewegung im Arbeitsalltag. Wenn Tisch, Stuhl und Monitor nicht aufeinander abgestimmt sind, kommt es schnell zu Verspannungen, Rücken- oder Kopfschmerzen.
Auch die Bildschirmqualität, Beleuchtung und der Blickwinkel spielen eine Rolle. Reflexionen, Flimmern oder zu kleine Schriftgrößen können die Augen unnötig belasten – oft merkt man’s erst nach Stunden.
Psychische Belastungen durch Stress & Überforderung
Stress gehört für viele im Büro schon fast zum Berufsbild. Termindruck, zu viele Aufgaben auf einmal, ständige Erreichbarkeit, fehlende Pausen oder Konflikte im Team – all das wirkt sich auf die psychische Gesundheit aus.
Hinzu kommt oft eine gewisse Unsichtbarkeit der Belastung: Niemand sieht, ob jemand sich überfordert fühlt. Umso wichtiger, dass psychische Gefährdungen in der Beurteilung nicht nur erwähnt, sondern auch ernsthaft bewertet werden.
Organisatorische und physikalische Gefährdungen
Manche Gefährdungen im Büro sind banaler, aber trotzdem relevant. Etwa:
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Stolperstellen durch lose Kabel oder offene Schubladen
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Unzureichende Beleuchtung in Fluren oder Nebenräumen
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Feuerschutzmängel (z. B. versperrte Fluchtwege)
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Mangelnde Wartung von Klimaanlagen oder Elektrogeräten
Solche Punkte wirken klein – können aber im Alltag zu Unfällen führen, die mit wenig Aufwand vermeidbar wären.
So läuft die Gefährdungsbeurteilung im Büro Schritt für Schritt ab
Von der Vorbereitung bis zur Wirksamkeitskontrolle – so wird’s rechtssicher und praxisnah umgesetzt
Eine gute Gefährdungsbeurteilung ist mehr als ein Formular mit Häkchen. Sie lebt davon, dass sich jemand wirklich mit den Arbeitsbedingungen auseinandersetzt – am besten gemeinsam mit den Beschäftigten. Damit das klappt, braucht es eine strukturierte Vorgehensweise.
Schritt 1 – Vorbereitung und Zuständigkeiten klären
Bevor’s losgeht, sollte klar sein: Wer ist verantwortlich? Wer macht mit?
Oft übernimmt die Fachkraft für Arbeitssicherheit die Leitung, unterstützt von Führungskräften, Sicherheitsbeauftragten und – je nach Betriebsgröße – auch dem Betriebsrat. Wichtig ist, dass auch die Beschäftigten eingebunden sind. Sie kennen ihre Arbeitsplätze am besten.
Auch hilfreich: vorhandene Vorlagen und Checklisten sichten, Arbeitsbereiche abgrenzen, besondere Belastungen (z. B. mobiles Arbeiten) vorab notieren.
Schritt 2 – Gefährdungen systematisch erfassen
Jetzt wird geschaut, wo’s hakt: Arbeitsplatzbegehungen, Interviews, standardisierte Fragebögen – je nach Unternehmensgröße und Struktur. Dabei geht’s nicht nur um sichtbare Dinge wie Stühle oder Kabel. Auch psychische Belastungen, Softwareprobleme oder gestörte Kommunikation können erfasst werden.
Tipp: Nach Gefährdungsarten gliedern – z. B. physikalisch, organisatorisch, psychisch. Das hilft später bei der Bewertung.
Schritt 3 – Beurteilung & Maßnahmen ableiten
Jede identifizierte Gefährdung wird eingeschätzt: Wie stark ist sie? Wie häufig tritt sie auf? Welche Folgen sind möglich?
Dann werden geeignete Maßnahmen definiert – also technische, organisatorische oder personenbezogene Lösungen. Beispiel: Blendfreie Bildschirmfilter, Pausenregeln, Schulungen oder Umstrukturierungen.
Nicht vergessen: Verantwortlichkeiten, Fristen und Umsetzungsform dokumentieren.
Schritt 4 – Wirksamkeit prüfen & regelmäßig aktualisieren
Nach der Umsetzung ist noch nicht Schluss. Es muss regelmäßig geprüft werden, ob die Maßnahmen auch wirken. Wenn nicht: anpassen. Außerdem gilt: Bei jeder Änderung im Arbeitsablauf (neue Software, neue Räume, neue Aufgaben) muss die Beurteilung aktualisiert werden.
Auch ohne Änderung: alle paar Jahre auffrischen. Je nach Gefährdungslage und betrieblichen Besonderheiten.
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Besonderheit: Gefährdungsbeurteilung im Homeoffice
Auch zuhause gilt das Arbeitsschutzgesetz – was Arbeitgeber wissen und dokumentieren müssen.
Homeoffice ist gekommen, um zu bleiben. Doch viele Unternehmen sind unsicher: Gilt der Arbeitsschutz auch am Esstisch? Muss der Arbeitgeber den Arbeitsplatz prüfen – und wenn ja, wie?
Die Antwort ist eindeutig: Ja, auch im Homeoffice gilt das Arbeitsschutzgesetz. Die Umsetzung sieht nur anders aus.
Was muss im Homeoffice beurteilt werden?
Die Gefährdungen im Homeoffice unterscheiden sich kaum von denen im Büro – sie sind nur schwerer zu kontrollieren. Auch hier geht es um ergonomische Ausstattung, Bildschirmarbeitsplätze, psychische Belastung, Arbeitszeiten, Beleuchtung und Pausenregelung.
Die Gefährdungsbeurteilung muss auch für Telearbeitsplätze durchgeführt werden. Bei gelegentlichem mobilem Arbeiten („Homeoffice light“) reicht meist eine vereinfachte Einschätzung.
Technisch-organisatorische Lösungen für die Umsetzung
Klar: Der Arbeitgeber kann nicht einfach die Wohnung betreten und den Stuhl prüfen. Aber es gibt pragmatische Wege, um trotzdem rechtskonform zu handeln:
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Selbstauskunftsformulare oder digitale Fragebögen
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Foto-Dokumentation des Arbeitsplatzes (freiwillig)
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Videokonferenz zur gemeinsamen Durchsicht
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Checklisten mit Mindestanforderungen und Empfehlungen
Auch eine schriftliche Vereinbarung zur Telearbeit mit Regelungen zu Arbeitsmitteln, Erreichbarkeit und Pausen kann Teil der Gefährdungsbeurteilung sein.
Wer trägt im Homeoffice die Verantwortung?
Arbeitgeber bleiben für den Arbeitsschutz zuständig – auch bei Homeoffice. Sie müssen sicherstellen, dass die grundlegenden Anforderungen erfüllt sind und ihre Beschäftigten wissen, wie sie sich sicher organisieren.
Beschäftigte wiederum haben die Pflicht, mitzuarbeiten – etwa beim Ausfüllen von Fragebögen, beim Umsetzen ergonomischer Tipps oder beim Melden von Problemen. Es ist also ein Zusammenspiel.
Häufige Fragen zur Gefährdungsbeurteilung im Büro
Muss ich im Büro wirklich eine Gefährdungsbeurteilung machen?
Ja. Das Arbeitsschutzgesetz (§ 5 ArbSchG) verpflichtet alle Arbeitgeber – unabhängig von Branche oder Unternehmensgröße –, eine Gefährdungsbeurteilung durchzuführen. Das gilt ausdrücklich auch für Büroarbeitsplätze. Auch wenn die Gefährdungen hier weniger offensichtlich sind, müssen sie systematisch erfasst, bewertet und dokumentiert werden.
Wie oft muss die Gefährdungsbeurteilung im Büro aktualisiert werden?
Es gibt keine fixen Fristen, aber: Die Beurteilung muss immer dann aktualisiert werden, wenn sich Arbeitsbedingungen ändern – z. B. durch Umzüge, neue Software, personelle Veränderungen oder Homeoffice-Regelungen. Auch ohne Änderungen empfiehlt sich eine regelmäßige Überprüfung alle 1–3 Jahre.
Was gehört zur Gefährdungsbeurteilung bei Bildschirmarbeit?
Wichtige Aspekte sind: Sitzhaltung, Blickwinkel zum Monitor, Lichtverhältnisse, Blendfreiheit, regelmäßige Pausen, Softwaregestaltung und Arbeitsorganisation. Auch psychische Belastungen durch Informationsflut oder fehlende Pausenkultur sind einzubeziehen.
Wie kann ich eine Gefährdungsbeurteilung im Homeoffice durchführen?
Zum Beispiel über Fragebögen zur Selbsteinschätzung, Video-Check-ins, Foto-Dokumentation oder schriftliche Vereinbarungen. Wichtig ist: Der Arbeitgeber muss sich ein Bild verschaffen können – und Beschäftigte müssen mitwirken. Technisch-organisatorische Lösungen sind erlaubt und oft praktikabler als physische Begehungen.
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Autorin: Frau Cornelia An
Fachkraft für Arbeitssicherheit und E-Learning-Autorin | Mehr erfahren
Erstellt am: 16.05.2025
Zuletzt geändert 16.05.2025
